1. Vispārīgā informācija
Šīs privātuma politikas mērķis ir sniegt informāciju fiziskām personām – darba kandidātiem – par to, kā Sabiedrība ar ierobežotu atbildību “MK TRADE” apstrādā kandidātu personas datus personāla atlases procesā, kā arī saistībā ar citiem ar atlasi saistītiem nolūkiem.
Personas datu apstrāde tiek veikta saskaņā ar Eiropas Parlamenta un Padomes Regulu (ES) 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti (Vispārīgā datu aizsardzības regula)[1], Fizisko personu datu apstrādes likumu un citiem piemērojamiem normatīvajiem aktiem.
2. Personas datu pārzinis
Pārzinis: SIA “MK TRADE”
Reģistrācijas Nr.: 40103299982
Juridiskā adrese: Krasta iela 105A, Rīga, LV-1019, Latvija
3. Kontaktinformācija datu aizsardzības jautājumos
Ja kandidātam ir jautājumi par personas datu apstrādi vai savu tiesību īstenošanu, kandidāts var sazināties ar SIA “MK TRADE” datu aizsardzības speciālistu:
E-pasts: das@mktrade.lv
4. Politikas piemērošanas joma
Šī politika ir piemērojama gadījumos, kad persona iesniedz SIA “MK TRADE” savu pieteikumu darbā, CV, motivācijas vēstuli, aizpilda pieteikuma anketu, komunicē ar uzņēmumu personālu atlases ietvaros, piedalās darba intervijā, testos vai citos atlases posmos, kā arī gadījumos, kad kandidāta dati tiek saņemti no personāla atlases pakalpojumu sniedzējiem, publiski pieejamiem profesionālajiem avotiem vai citiem tiesiskiem avotiem.
5. Kādi personas dati var tikt apstrādāti
Personāla atlases procesā SIA “MK TRADE” var apstrādāt šādas kandidāta personas datu kategorijas:
Ø identifikācijas dati, piemēram, vārds, uzvārds;
Ø kontaktinformācija, piemēram, tālruņa numurs, e-pasta adrese, dzīvesvietas pilsēta vai cita kandidāta norādīta saziņas informācija;
Ø dati par izglītību, kvalifikāciju, profesionālo pieredzi, iepriekšējām darba vietām, valodu zināšanām, prasmēm, sertifikātiem un citiem profesionālajiem sasniegumiem;
Ø informācija, kas ietverta CV, motivācijas vēstulē, pieteikuma anketā vai citos kandidāta iesniegtajos dokumentos;
Ø informācija, kas iegūta darba intervijas, praktisko uzdevumu, testu vai cita kandidāta novērtējuma laikā;
Ø atsauksmes vai rekomendācijas, ja kandidāts tās ir iesniedzis pats vai piekritis to pieprasīšanai;
Ø cita informācija, ko kandidāts pats ir sniedzis saistībā ar pieteikšanos vakancei.
SIA “MK TRADE” aicina kandidātus neiesniegt tādus personas datus, kas nav nepieciešami atlases procesam, jo īpaši īpašu kategoriju personas datus, piemēram, datus par veselību, reliģisko pārliecību, politiskajiem uzskatiem vai citu sensitīvu informāciju, ja vien to iesniegšana nav objektīvi nepieciešama konkrētās vakances izvērtēšanai un to pieprasa normatīvie akti.
6. Personas datu iegūšanas avoti
Kandidāta personas dati var tikt iegūti:
Ø tieši no kandidāta, saņemot CV, pieteikumu, motivācijas vēstuli, anketu vai citu kandidāta iesniegtu informāciju;
Ø no kandidāta sniegtajām atsauksmēm vai rekomendācijām, ja kandidāts ir norādījis attiecīgās personas;
Ø no personāla atlases pakalpojumu sniedzējiem, ja kandidāts pieteicies ar to starpniecību;
Ø no publiski pieejamiem profesionāliem avotiem, piemēram, profesionālajiem sociālajiem tīkliem vai darba sludinājumu platformām, ciktāl tas ir nepieciešams kandidāta profesionālās piemērotības izvērtēšanai.
Ja kandidāts norāda rekomendāciju sniedzēju vai citas trešās personas datus, kandidāta pienākums ir informēt šo personu par tās datu nodošanu SIA “MK TRADE”.
7. Personas datu apstrādes mērķi
SIA “MK TRADE” apstrādā kandidātu personas datus šādiem mērķiem:
7.1. Kandidāta izvērtēšana konkrētai vakancei
Lai izvērtētu kandidāta atbilstību vakantajam amatam, organizētu atlases procesu, sazinātos ar kandidātu, veiktu intervijas, testus vai citus novērtēšanas pasākumus un pieņemtu lēmumu par darba tiesisko attiecību nodibināšanu.
7.2. Personāla atlases procesa administrēšana un dokumentēšana
Lai nodrošinātu pienācīgu atlases procesa organizēšanu, iekšējo koordināciju, kandidātu salīdzināšanu, lēmumu pieņemšanu un procesa dokumentēšanu.
7.3. SIA “MK TRADE” tiesību un tiesisko interešu aizsardzība
Lai nepieciešamības gadījumā pierādītu atlases procesa tiesiskumu, izskatītu sūdzības, prasījumus vai iebildumus, kā arī aizsargātu uzņēmuma intereses strīdu vai uzraudzības procesā.
7.4. Personāla statistikas veikšana
Ja kandidāts tam ir devis atsevišķu piekrišanu, kandidāta personas dati var tikt izmantoti personāla statistikas veikšanai, piemēram, atlases efektivitātes izvērtēšanai, iekšējās analīzes un atlases procesa pilnveides vajadzībām.
7.5. Kandidāta datu saglabāšana nākotnes vakancēm
Ja kandidāts tam ir devis atsevišķu piekrišanu, kandidāta CV un citi atlases laikā iesniegtie dati var tikt saglabāti, lai izvērtētu kandidāta piemērotību citām nākotnes vakancēm SIA “MK TRADE”.
8. Personas datu apstrādes tiesiskais pamats
Atkarībā no konkrētā apstrādes nolūka SIA “MK TRADE” kandidātu personas datus apstrādā uz šādiem tiesiskajiem pamatiem:
8.1. Pārziņa leģitīmās intereses
Personas datu apstrāde atlases procesa nodrošināšanai, kandidāta novērtēšanai, saziņai ar kandidātu, atlases dokumentēšanai, iekšējai administrēšanai un tiesisko interešu aizsardzībai notiek, pamatojoties uz SIA “MK TRADE” leģitīmajām interesēm nodrošināt efektīvu, tiesisku un pārskatāmu personāla atlasi.
8.2. Pasākumu veikšana pēc kandidāta pieprasījuma pirms darba līguma noslēgšanas
Ja personas datu apstrāde ir tieši nepieciešama, lai izvērtētu kandidatūru un veiktu darbības pirms iespējamas darba līguma noslēgšanas, apstrāde var balstīties arī uz šo tiesisko pamatu.
8.3. Kandidāta piekrišana
Atsevišķos gadījumos SIA “MK TRADE” apstrādā kandidāta personas datus, pamatojoties uz kandidāta piekrišanu, proti:
Ø personāla statistikas veikšanai;
Ø kandidāta CV un citu datu saglabāšanai nākotnes vakanču izvērtēšanai un kandidātu atlasei.
Kandidāta piekrišana ir brīvprātīga, un kandidāts to var atsaukt jebkurā laikā, nosūtot attiecīgu paziņojumu uz e-pastu: das@mktrade.lv. Piekrišanas atsaukums neietekmē apstrādes likumību, kas veikta līdz atsaukuma brīdim.
9. Kandidāta piekrišanas piemēri
Ja kandidāts piekrīt datu apstrādei papildu nolūkiem, kandidāts, nosūtot savu CV, var norādīt, piemēram:
“Piekrītu, ka mani personas dati tiek apstrādāti personāla statistikas veikšanas nolūkam.”
vai
“Piekrītu, ka mani personas dati tiek apstrādāti personāla statistikas veikšanas nolūkam un personas datu (CV) saglabāšanai SIA “MK TRADE” citu, nākamo vakanču izvērtēšanai un kandidātu atlasei.”
10. Personas datu saņēmēji
Kandidāta personas dati var tikt izpausti tikai tādā apjomā, kāds nepieciešams attiecīgā nolūka sasniegšanai, šādām saņēmēju kategorijām:
Ø SIA “MK TRADE” pilnvarotajiem darbiniekiem, kuri iesaistīti personāla atlasē un kuriem šāda piekļuve nepieciešama darba pienākumu izpildei;
Ø pārziņa apstrādātājiem un ārpakalpojumu sniedzējiem, kuri nodrošina personāla atlases, IT, datu glabāšanas, dokumentu pārvaldības vai citus saistītus pakalpojumus;
Ø sadarbības partneriem, ciktāl tas nepieciešams atlases procesa nodrošināšanai;
Ø kompetentām valsts vai pašvaldību iestādēm, tiesībaizsardzības iestādēm, uzraudzības iestādēm, tiesām vai citām institūcijām normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos.
SIA “MK TRADE” nodrošina, ka personas datu saņēmēji apstrādā personas datus atbilstoši piemērojamajiem normatīvajiem aktiem un nepieciešamajiem drošības pasākumiem.
11. Personas datu nodošana ārpus Eiropas Savienības vai Eiropas Ekonomikas zonas
Kandidātu personas dati netiek nodoti uz trešajām valstīm vai starptautiskām organizācijām ārpus Eiropas Savienības vai Eiropas Ekonomikas zonas.
12. Personas datu glabāšanas termiņi
SIA “MK TRADE” glabā kandidāta personas datus ne ilgāk, kā tas ir nepieciešams konkrētā nolūka sasniegšanai.
12.1. Atlases procesam iesniegtie dati
Ja starp kandidātu un SIA “MK TRADE” netiek nodibinātas darba tiesiskās attiecības, kandidāta personas dati parasti tiek glabāti līdz 6 (sešiem) mēnešiem pēc konkrētā atlases procesa noslēguma, lai nodrošinātu atlases procesa dokumentēšanu un iespējamu tiesību aizsardzību.
12.2. Dati nākotnes vakancēm
Ja kandidāts ir devis piekrišanu datu saglabāšanai nākotnes vakancēm, personas dati var tikt glabāti līdz 12 (divpadsmit) mēnešiem no attiecīgās piekrišanas saņemšanas dienas vai līdz piekrišanas atsaukšanai, atkarībā no tā, kurš apstāklis iestājas agrāk.
12.3. Strīdu, sūdzību vai tiesvedības gadījumi
Ja attiecībā uz atlases procesu ir saņemta sūdzība, pretenzija vai ir uzsākts strīds, personas dati var tikt glabāti ilgāk – līdz attiecīgā procesa pilnīgai pabeigšanai un noilguma termiņa izbeigšanai.
12.4. Darba attiecību nodibināšanas gadījums
Ja kandidāts tiek pieņemts darbā, attiecīgā atlases procesa laikā iegūtie dati var tikt turpināti apstrādāti darba tiesisko attiecību ietvaros saskaņā ar SIA “MK TRADE” iekšējiem noteikumiem un normatīvo aktu prasībām.
13. Kandidāta pienākums sniegt datus
Lai SIA “MK TRADE” varētu izvērtēt kandidāta piemērotību konkrētai vakancei, kandidātam nepieciešams sniegt pietiekamu informāciju par sevi. Ja kandidāts nesniedz būtisku informāciju, SIA “MK TRADE” var nebūt iespējams pilnvērtīgi izvērtēt kandidatūru un turpināt atlases procesu.
14. Automatizēta lēmumu pieņemšana
SIA “MK TRADE” kandidātu atlases procesā nepieņem lēmumus, kas būtu balstīti tikai uz automatizētu apstrādi, tostarp profilēšanu, un kas radītu kandidātam tiesiskas sekas vai līdzīgi būtiski viņu ietekmētu.
15. Kandidāta tiesības
Kandidātam saskaņā ar piemērojamiem normatīvajiem aktiem ir tiesības:
Ø saņemt informāciju par savu personas datu apstrādi;
Ø pieprasīt piekļuvi saviem personas datiem;
Ø pieprasīt neprecīzu vai nepilnīgu datu labošanu;
Ø pieprasīt datu dzēšanu, ja tam pastāv tiesisks pamats;
Ø pieprasīt apstrādes ierobežošanu;
Ø iebilst pret personas datu apstrādi, kas balstīta uz SIA “MK TRADE” leģitīmajām interesēm;
Ø atsaukt sniegto piekrišanu, ja apstrāde balstīta uz piekrišanu;
Ø īstenot tiesības uz datu pārnesamību, ciktāl tās piemērojamas;
Ø iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijā.
Lai īstenotu savas tiesības, kandidāts var sazināties ar SIA “MK TRADE”, rakstot uz das@mktrade.lv.
16. Sūdzības iesniegšana uzraudzības iestādei
Ja kandidāts uzskata, ka viņa personas datu apstrāde neatbilst normatīvo aktu prasībām, kandidātam ir tiesības iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijā.
17. Personas datu drošība
SIA “MK TRADE” īsteno atbilstošus tehniskos un organizatoriskos pasākumus, lai aizsargātu kandidātu personas datus pret neatļautu piekļuvi, izpaušanu, nozaudēšanu, izmainīšanu, iznīcināšanu vai citu prettiesisku apstrādi.
18. Politikas grozījumi
SIA “MK TRADE” ir tiesīga periodiski aktualizēt vai grozīt šo privātuma politiku, lai nodrošinātu tās atbilstību normatīvo aktu prasībām un uzņēmuma personāla atlases procesu izmaiņām. Aktuālā politikas redakcija ir piemērojama no tās publicēšanas vai apstiprināšanas dienas.
